ادارة الوقت وحسن استغلاله
السلام عليكم
بما اننا في عصر السرعة ولان كل واحد منا يجب عليه ان يستغل وقته احسن استغلال ارتايت ان اضع بين ايديكم هذا الموضوع عسى ان يفيدكم في حياتكم العملية
وللاشارة انا عضو بالكشافة الاسلامية الجزائرية
كثيراً ما طرقت أسماعنا مقولات تتحدث عن أهمية الوقت 0 فالوقت هو الحياة – والوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك ، يا ابن آدم إنما أنت سويعات فإذا ذهبت ذهب جزء منك – الوقت هو أثمن ما في الوجود 0
ونحن جميعاً في واقعنا ندرك أهمية الوقت في حياتنا ولكن مشكلتنا هي كيف يمكنا أن ننظم وقتنا ؟ وكيف لنا أن نستفيد منه ؟ وكيف نطوعه لنحقق أهدافنا 0 هذا ما تطرق له ماريون هاينز ضمن سلسلة التطوير الإداري في كتابة ( إدارة الوقت ) ونحن هنا نقتطف منه أجمل ما فيه وما يمكنه أن يخدمنا في مجالنا التربوي الكشفي 0
مــبادئ إدارة الوقـــت
الوقت ثروة فريدة لا مثيل لها 0 فالجميع لديهم منه المقدار نفسه في كل يوم ولا يمكن تكديسه أو ادخاره أو فتحه أو غلقه 0 بل لا بد من إنفاقه بسرعة 60 ثانية في الدقيقة 0
وإدارة الوقت مثلها مثل العمليات الإدارية الأخرى تحتاج إلى التحليل والتخطيط 0 ولكي تفهم إدارة الوقت وتقوم بتطبيق أسسها ومبادئها ، يجب أن تعرف المشاكل التي تقابلك عند محاولة الاستفادة من الوقت بطريقة سليمة وأسبابها ، لا أن تعرف كيف تستغل الوقت 0 وبناءً على ذلك تستطيع أن تزيد فاعليتك ، وكفاءتك في الإدارة السليمة للوقت 0
وإدارة الوقت عملية شخصية يجب أن تناسب الظروف الخاصة بكل فرد 0 وتتطلب تغيير العادات القديمة قوة الإدارة والحزم ، فإذا اخترت تطبيق المبادئ الواردة في هذا المقال ستجني فوائد الإدارة الجيدة للوقت 0
مــا الذي يتـحـكــم في وقـتــك ؟
لكي تستغل وقتك بطريقة جيدة فإن أفضل بداية ، أن تحدد مدى سيطرتك على الوقت المتوفر لديك 0 فلا أحد يسيطر على وقته سيطرة كاملة ، فدائماً ما يكون هنالك شخص ما أو أمر ما يتدخل مقدماً مطالبته 0 ولكن رغم ذلك فإن كل إنسان لديه درجة من السيطرة على وقته وقد تكون أحياناً أكبر مما يظن 0
ثــلاثــة اخـتـبـارات لوقــــــت
أول خطوة للسيطرة على وقتك بطريقة سليمة هي أن تقوم بتحليل كيفية استغلاله الآن 0 ولا بد أن تكون لديك معلومات محددة وموثوق بها قبل تحديد فرص نجاح خطتك 0
إذا قمت بعملية تحليل دقيق فإنك ستكسب من ثماني إلى تسع ساعات في الأسبوع ويمكنك أن تقضيها في الأنشطة التي تختارها 0
1- اختبار الضرورة : أفحص المهمة للتأكد من أنها ضرورية وليست فقط ممتعة 0 فمن المعتاد أن تؤدي أعمالاً لم تعد ذات فائدة ( فمثلاً التقارير الشهرية التي لم تعد هناك حاجة إلى استخدامها ) 0
2- اختبار الملاءمة : بعد تحديد المهام الضرورية تأتي الخطوة الثانية وهي اختيار الشخص المناسب لأدائها 0 فلاشك أن هناك مهام يستطيع الآخرون إنجازها 0 ففي بعض الأحيان قد تجد نفسك تؤدي مهام دون كفاءتك وإمكاناتك ويمكن أن تفوض شخصاً آخر ليؤديها 0
3- اختبار الكفاءة : العملية التحليلية الثالثة تتمثل في البحث في كيفية أداء المهام 0 فبعد أن تتأكد من أن المهام التي ستقوم بها ضرورية يجب أن تبحث عن الأسلوب الأمثل لإنجاز تلك المهام ، وذلك باستخدام التقنية الحديثة أو استحداث أسلوب إجرائي واحد لإدارة الأنشطة المتماثلة 0
فــوائــد الاستغـــلال الأمثــل للوقــــت
عندما تتمكن من إدارة وقتك بطريقة سليمة وتستفيد منه استفادة مثلى ، تستطيع ممارسة بعض هذه الأنشطة :
التخطيط الوظيفي : ضع تصوراً للمستقبل الذي ترغب الوصول إليه في عملك وخطة لتحقيق ذلك التصور 0 وأتبع أسلوب توقع الظروف المستقبلية والاستعداد لمواجهتها ولكن سيطر على زمام أمورك 0
القراءة : من الضروري في عالم اليوم المتغير والمعقد أن تكون مطلعاً وملماً بما يجري من حولك 0 وعندما يكون يديك متسع من الوقت ، فإن ذلك يسمح لك بقراءة الموضوعات المتعلقة بوظيفتك أو الموضوعات المعرفية الأخرى 0
التواصل : يتيح لك فائض الوقت إقامة علاقات إنسانية مع الآخرين وتطويرها 0
الراحة : لا بد من تخصيص وقت للراحة ، لأن الإرهاق والعمل المتواصل قد يؤديان إلى تسوء صحتك 0
التفكير : يتيح لك الوقت ابتكار أساليب جديدة لتحقيق أهدافك وتطلعاتك وتطويرها 0
الوقـــت الأفضــــل للإنـــجـــاز
عند وضع جدولك اليومي يستحسن ألا تنسى دورة النشاط لديك 0 فبعض الناس يكون في أحسن حالاته في أول الصباح وبعضهم تكون أفضل لحظات عطائه عند الظهيرة 0 فحاول بقدر المستطاع أن تضع جدولك اليومي متوافقاً مع أفضل وقت للإنجاز لديك 0 قد لا تكون لديك السيطرة على تخصيص وقتك ولكن حاول كلما كان ذلك ممكناً أن تؤدي المهام التي تتطلب تركيزاً عالياً في أحسن الأوقات إنجازاً لديك 0 وأترك المهام غير الملحة كقراءة البريد أو التعليق عليه أو الرد على المكالمات إلى بعد الغداء إذا كان الوقت الأفضل لديك هو الصباح 0
تـحـــديــد الأولــويـــات
تتكون عملية تحديد الأولويات عند استغلال الوقت من مرحلتين :
1- وضع قائمة بالمهام التي يجب القيام بها 0
2- تحديد الأولويات لهذه المهام 0
استعمل الترتيب الأبجدي لتحديد الأولويات وذلك بوضع كل من المهام المسجلة بالقائمة في إحدى هذه الفئات :
الأولوية أ : المهام التي ( يجب القيام بها ) وتلك هي المهام الضرورية مثل المهام التي تطلبها الجمعية أو احتياجات القائد الضرورية أو المهام اللازمة لتطور العمل أو ذات الأزمنة المحددة 0
الأولوية ب : المهام التي ( ينبغي القيام بها ) وهذه هي المهام ذات الأهمية المتوسطة التي تؤدي إلى تحسين الأداء ولكنها ليست مفيدة لوقت معين 0
الأولوية جـ : المهام التي ( تجد متعة في القيام بها ) وهذه هي الفئة الدنيا من حيث الأمية ، فهي بالرغم من أنها مسلية وممتعة إلا أنه يمكن إلغاؤها أو تأجيلها أو جدولتها 0
معــايــير وضـــع الأولــويــــات
القرار : إنك أفضل من يقرر ما تفعل وما لا تفعل 0 وإحساسك بالندم على شئ لم تفعله يجب أن يقوي عزيمتك على اتخاذ القرار السليم 0
المقارنة : إن المهام والأنشطة بعضها أهم من بعض ، ولا بد من معرفة الأهم من المهم والأقل أهمية 0 ولكن دليلك في تحديد الأسبقية هذا السؤال : ( ما أفضل شئ يمكن عمله في هذا الوقت ؟ ) 0
التوقيت : رغم أن تحديد زمن بدء المهمة وإنهائها ضروري للغاية إلا أنه لا يجد الاهتمام الكافي في أغلب الأحيان 0
مضــيـعــات الوقــت الشائعــــة
كلنا يضيع الوقت ، وهذا من طبيعة البشر ، وإضاعة الوقت قد تكون مفيدة إذا ساعدنا ذلك على الاسترخاء والتخلص من القلق 0 ولكننا نصاب بالإحباط إذا عملنا أعمالاً تافهة أو قضينا وقتنا في التسلية مع أن لدينا أعمالاً هامة لابد من إنجازها 0
مضيعات الوقت الشائعة مصدرها أمران : الأمر الأول البيئة من حولك 0 والثاني ذاتك 0 فالبيئة مثل الزوار والمكالمات الهاتفية والبريد الهامشي وانتظار الآخرين والاجتماعات غير المثمرة والأزمات أما الذاتية فمثل الفوضى وعدم القدرة على قول كلمة لا والتسويق 0
خمس نقاط تساعدك على إدارة الوقت بفعالية
1- ضع أهدافك الأسبوعية في جدول حسب الأولويات 0
2- ضع قائمة بالأعمال اليومية التي يجب أجازها حسب الأولوية 0
3- ركز جل اهتمامك على الأولوية ( أ )
4- أتعامل مع كل ورقة مرة واحدة فقط 0
5- أسأل نفسك دائماً ( ما أحسن طريقة للاستفادة من وقتي في هذه اللحظة ؟ ) ثم قم بالتنفيذ 0
الأجهزة الإلكترونية الموفرة للوقت
الهواتف ، أجهزة الرد ( الأنسر ماشين ) ، البريد المسموع ، البريد الإلكتروني ، تحويل المكالمات ، النداء الآلي ( البيجر ) ، الهواتف المحمولة ، أجهزة الفاكس 0
البدائل المتوفرة لعقد الاجتماعات
الاجتماع باستعمال المكالمات الهاتفية ، المؤتمرات الهاتفية ، تقنية الحاسوب ، أجهزة الحاسوب المحمولة ، المودم ، الماسحات الضوئية ، أجهزة تمييز الصوت ، شرائط الذاكرة الإلكترونية ، أجهزة تنظيم الوقت الإلكترونية ( المفكرات الآلية )
الرئيسية 
